ビジネスプロセスアウトソーシング
事務局サポートサービス
各種学会、大会、会議、展示会、販促イベント、セミナー開催、キャンペーンやコンクール運営の事務局業務を代行・サポートいたします。
事業設計、お問い合わせ対応・作業、情報発信、通知物や商品の配発送まで、事務局業務を一括で対応可能です。
学会・会議運営、展示会・イベント運営、キャンペーン事務局運営は、案件によって対応の方法がさまざまに異なります。
千差万別の事務局業務の中で、必要な業務をカスタマイズしながらサポートいたします。
当社は自治体関連コールセンターや、食品関連企業様のキャンペーン等実績多数です。
まずはお問い合わせください。
こちらもご覧ください
事業・キャンペーン事務局／ 事業設計～作業～情報発信まで一括対応！
【対応業務の例】
企画、ツール作成（印刷物、Webサイト）、作業マニュアル作成、郵便局留め手配、応募（ハガキ、web）、データ入力、抽選、商品発送、属性報告書作成、コールセンター（電話番号取得、工事・設置、Q＆Aマニュアル作成、電話対応等）、アッセンブリ（申込受付、原本管理、封入封緘（機械作業）、発送代行、機密書類の破砕処理）
進行フロー
お打ち合わせ
- 運営概要・ご要望のヒアリング
- サポートメニュー組み立て
- ワークフロー・役割分担決定
メニュー決定・お見積り
- サポートメニュー決定
- お見積もり算定
事務局代行
- 事前準備
- 当日（期間中）進行
- 終了後の事後処理
（個別の業務に関しては、お打ち合わせ）
完了・報告書提出
- 業務終了・分析
- 反省・分析、フィードバック
完了報告書提出
次回への展開
サポート事例
【事例】
学会・大会・各種会議向けのサポート
大型コンベンション施設で開催される大規模なものから、小さな会議室で行われる小規模なものまで、各種サポートいたします。
1.事前準備
- 運営概要・ご要望のヒアリング
- サポートメニュー組み立て
- ワークフロー・役割分担決定
2.全体企画
- 企画内容検討
- スケジュール管理
- ウェブサイト立ち上げ
- ウェブサイト制作・管理
3.制作・発送
- 広報・告知物の制作
- 当日使用する資料の制作・印刷
- 抄録集の印刷
- 参加証・ネームプレート作成・発送
4.システム整備
- 事前登録、参加者登録、宿泊管理等システム設計・運用
- 演題投稿受付システム設計・運用
5.会場施工
- 会場音響・設営企画～手配
6.当日運営
- 当日進行管理
- 会場受付
- 動画配信会場音響・設営企画～手配
7.終了後対応
- お礼状制作・発送
8.まとめ・分析
- 参加者・来場者アンケート作成
- 名刺・アンケート入力
- アンケート集計・分析
- 各種収集データまとめ
- 報告書作成
- 次回開催のための情報整理（PDCA管理）
集まったデータを収集・分析し、報告書としてまとめます。運営全体を通しての所感を、今後のためにまとめます。
【事例】
展示会・販促イベント・セミナー開催のサポート
BtoBやBtoCなど、さまざまなイベント・セミナーの運営をサポートします。御社でセミナーを行う際の運営バックアップもお任せください。
1.事前準備
2.全体企画
- 企画内容検討
- スケジュール管理
- 集客プロモーション
- 販売促進サポート
- ウェブサイト立ち上げ
- ウェブサイト制作・管理
- 会場内アトラクション企画立案
3.制作・発送
- 広報・告知物の制作
- 当日使用する資料の制作・印刷
- 参加証・IDカード作成・発送
- お礼状制作・発送
4.システム整備
- 顧客DB作成～招待者リスト作成
- 事前登録システム設計・運用
５.会場施工
- 会場音響・設営企画～手配
6.当日運営
- 当日進行管理
- 会場受付
- 動画配信
7.終了後対応
- お礼状制作・発送
8.まとめ・分析
- 参加者・来場者アンケート作成
- 来場者名刺、アンケート入力
- アンケート集計・分析
- 各種収集データまとめ
- 報告書作成
- 次回開催のための情報整理（PDCA管理）
集まったデータを収集・分析し、報告書としてまとめます。運営全体を通しての所感を、今後のためにまとめます。
【事例】
キャンペーン事務局・コンクール等運営サポート
オープンキャンペーンやクローズドキャンペーンなどのプレゼントキャンペーンや、キャンペーンイベント企画、コンクールの運営事務局も対応いたします。
1.事前準備
- 運営概要・ご要望のヒアリング
- サポートメニュー組み立て
- ワークフロー・役割分担決定
2.企画・制作
- プロモーション企画内容検討
- スケジュール管理
- ウェブサイト立ち上げ
- ウェブサイト制作・管理
- 広報戦略企画
- クロスメディア展開
- 広報・告知物の制作
- 販促資材、キャンペーン資材の制作
対応をスムーズに、効率的に行うために、必要な企画プロモーションやクロスメディア展開をご提案いたします。
3.保管・抽選・発送
キャンペーン
- 応募受付対応・管理・報告
- 抽選
- 個人情報の管理
- 当選賞品の一時保管
- 当選者への賞品発送
コンクール
- 応募作品の受付・保管
- 個人情報の管理
- 審査業務サポート
- 表彰状等の名入れ出力
- 賞品・記念品の一時保管
- 賞品・記念品の発送
- 応募作品の返却
個人情報を含む応募ハガキや作品などの管理、またそれらを用いた発送、出力などに対応いたします。
4.企画・制作
- 応募者アンケート作成
- アンケート入力
- アンケート集計・分析
- 各種収集データまとめ
- 報告書作成
- 次回のための情報整理（PDCA管理）
集まったデータを収集・分析し、報告書としてまとめます。運営全体を通しての所感を、今後のためにまとめます。
【事例】
記念式典・祝賀会・お別れの会などセレモニー運営のサポート
大規模なものから、小規模なものまで、各種サポートいたします。
1.事前準備
2.全体企画
- 企画内容検討
- スケジュール管理
3.制作・発送
- 挨拶状・広報・告知物の制作
- 当日使用する資料の制作・印刷
- 参加証・ネームプレート作成・発送
4.会場施工
- 会場音響・設営企画～手配
５.当日運営
- 当日進行管理
- 会場受付
- 動画配信
6.終了後対応
- お礼状制作・発送
7.まとめ・報告
- 報告書作成
- 次回のための情報整理（PCCA管理）
準備から当日の様子を報告書としてまとめます。
運営全体を通しての所感を、まとめます。